Menyimpan Bukti Transaksi Keuangan

Menyimpan Bukti Transaksi Keuangan

Bukti transaksi merupakan arsip yang penting bagi perusahaan, maka penyimpananya harus tertib agar mudah untuk mencari apabila dibutuhkan dan agar tidak mudah rusak.

A.       Peralatan Pendukung Penyimpanan Bukti Transaksi

1.    Mesin Penjilid

Mesin ini dapat digunakan untuk menjilid dokumen. Penjilid ini menggunakan sampul plastik dan kawat spiral.

2.      Stapler

Alat ini terdiri dari penjepit (stapler) dan pembuka isi stapler. Penjepret kertas digunakan untuk menjepret kertas, sedangkan pembuka isi stapler digunakan untuk membuka isi stapler agar kertas tidak rusak atau sobek.

3.      Pelubang Kertas

Pelubang kertas digunakan untuk melubangi pinggiran kertas agar dapat dimasukan kedalam map snelhecter.

4.      Mesin Pemotong Kertas

Mesin ini digunakan untuk memotong kertas sesuai dengan keinginan.

5.      Mesin Penghancur Dokumen

Mesin ini digunakan untuk menghancurkan dokumen yang sudah tidak terpakai lagi.

6.      Rak Penyortis

Rak penyortir merupakan tempat arsip – arsip yang sudah disortir sebelum dimasukan kedalam folder masing – masing.

B.       Teknik Menyimpan Bukti Transaksi

1.      Sistem Abjad (Alphabetic System)

Sistem abjad adalah suatu sistem penyimpanan dan penemuan kembali dokumen berdasarkan abjad.

2.      Sistem Tanggal (Chronological System)

Sistem ini juga disebut sistem penyimpanan dan penemuan kembali arsip berdasarkan hari, tanggal, bulan, atau tahun.

3.      Sistem Nomor (Numeric System)

Sistem nomor adalah suatu sistem dimana nomor atau angka – angka yang menjadi pedoman penyimpanan dan penemuan kembali arsip.

4.      Sistem Wilayah (Geographic System)

Sistem wilayah adalah suatu sistem dimana wilayah / daerah surat yang menjadi pedoman penyimpanan dan penemuan kembali arsip.